새로운 LMS를 설치하고자 하는데 학생과 교직원이 내키지 않아하고 반발하는 경우 어떻게 해야
하나요? 경리과 직원이 수억 규모의 새로운 ERP 시스템에 반하여 수동 해결법을 개발한다면 어떻게
될까요? 새로운 과정 예약을 시스템을 구현했는데 관련 학과가 참여하지 않는다면 어떻게 될까요?
새로운 시스템 사용에 적극적인 사람들에 따라 변화의 성공이 달려 있다면 어떠한 변화관리가
필요할까요? 기관이 변하는 것이 아니라 기관에 속해 있는 사람들의 변화를 관리하는 효과적인
변화관리가 필요합니다.
오늘날 대학 교육 기관이 당면한 중요하고 위험도 높은 변화
변화와 혼란에 대한 적응에 관한 최근 Educause 여론 조사에 따르면, 대학 교육 기관 응답자의 69%가 그들의 대학이 지속적인 변화와 혼란을 경험하고 있다고 답했습니다. 변화와 혼란의 범위는 인력 배치문제와 유연 근무 방식부터 오래된 기술과 등록률 감소에 이르기까지 다양합니다.
변화를 구현하는 데에는 항상 고유한 어려움이 따르지만 사람들의 일상 업무에 큰 영향을 미치는 변화 프로젝트는 위험도가 가장 높습니다. 이러한 변화의 성공 여부는 사람들이 새로운 업무 방식을 받아들이고 적응하는데 달려있기 때문입니다. 대학 교육 분야의 변화는 수 천 명의 교직원, 교수진, 학생 및
이해 관계자의 일상적인 활동에 영향을 미치는 경우가 많습니다. 대학 교육 분야의 변화 프로젝트가
실패할 위험이 결코 과소 평가될 수 없습니다.
어떠한 변화도 사람들에게 어려움을 안겨주지만 특히 아래 복잡한 6가지 상황은 사람들이 얼마나 변화를 적극적으로 받아들이느냐에 따라 성공 여부가 결정됩니다.
1. 오늘날 대학 교육 기관에서 프로세스 변화가 일반적이며, 특히 IT 시스템 변경과 관련된 것은 더욱 빈번합니다. CRM(고객관계관리) 시스템을 설치하거나 단과대학이나 학과 또는 전체 대학 시스템에
걸쳐 새로운 ERP(전사적자원관리) 시스템으로 전환하는 등 규모와 범위가 매우 큽니다. 프로세스
변화는 각 사람의 업무에 많은 영향을 미칩니다. 즉, 직무, 책임 역할, 일하는 방식, 업무 툴에 이르기까지 여러 측면에 변화를 일으킵니다.
2. 대학 교육 기관의 데이터 거버넌스가 중요합니다. 우리는 같은 언어를 가지고 있나요? 공유된 정의가있나요? 데이터를 일관된 방식으로 저장하고 있나요? 데이터의 소유자는 누구인가요? 누가 데이터에
접근할 수 있나요? 보고서를 생성하고 보고서에 답변할 수 있는 사람은 누구입니까? 데이터 거버넌스
구성 요소는 대학 교육 기관에서 변화 사항을 관리하는 복잡성의 또 다른 큰 부분이며, 데이터 거버넌스는 관리를 위한 추가 프로세스 변화를 주도하여 시스템, 도구, 직무 역할, 일하는 방식 등에 영향을 미칩니다.
3. 규제 변화는 보이는 것보다 훨씬 더 광범위하게 대학 교육기관에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 제3자 파트너십에 대한 규정 변경은 서비스 및 프로그램을 지원하고 제공하기 위한 다양한 운영의 아웃소싱에 영향을 미칩니다. 하나의 규정의 변화는 광범위한 변화를 주도합니다. 기관은 이러한 모든 요인을 이해하고 해결해야 하며 규제 변경이 발효되는 날 사람들이 업무를 수행할 수 있는 준비를 갖추도록 주의 깊게 계획해야 합니다. 실패하면 비용이 많이 드는 재작업, 잘못된 상환, 재정 지원을 받고 있는 학생들의 손실로 이어집니다.
4. 기술은 대학 교육의 거의 모든 영역에 영향을 미칩니다. 오래되었거나 자체 개발한 IT 인프라 및
시스템을 활용하는 기관은 확장 능력을 저해하는 문제를 경험합니다. 이제는 시스템과 프로세스가
공식화되었습니다. 그리고 접근성 문제는 대면 전달과 가상 전달에서 해결되어야합니다. 이러한 결정은다양한 선택을 제공하고 직원의 업무와 보고 구조, 시스템 및 프로세스, 도구, 중요한 행동 및 작업 위치에 대한 변화를 주도합니다.
5. 과정 계획에는 등록 시스템 업데이트, 졸업을 위한 학생 경로 생성등 코스워크 및 학위 이수를
가능하게 하는 변화 사항이 포함됩니다. 교육 콘텐츠의 설계 및 전달에는 가상 실험실 작업 활성화 또는
커리큘럼 자산을 보관하고 비동기식 학생 대화를 촉진하기 위한 학습관리시스템(LMS) 설치와 같은 변경도 포함됩니다. 과정 계획의 변화는 시스템과 프로세스에 미치는 영향 외에도 사고 방식과 신념에
큰 영향을 미칩니다. 사람들은 변화를 현실화하고 해결 방법을 개발하지 않고도 변화를 유지하는데
필요한 기술과 사고방식을 갖추도록 전환 전반에 걸친 지원과 기능 교육이 필요합니다.
6. 데이터 및 사이버 보안 문제는 지속적인 부서간 변화를 주도합니다. 학생 등록 감소와 온라인 프로그램 제공의 필요성으로 인해 교육 기관의 관련성을 유지하고 학생을 유치하며 시장 점유율을 유지하는 변화가 가속화되고 있습니다. 데이터 기반 통찰력을 활용하면 기관은 높은 투자수익(ROI) 가능성이
있는 프로그램을 식별하고, 마케팅 전환율을 이해하거나, 더 이상 기관의 비전에 부합하지 않는 활동을이해하는 등 더 나은 비즈니스 결정을 내릴 수있습니다. 또한 사이버 보안은 기관을 보호하기 위해
지속적이고 최우선적인 변화를 만들어냅니다. 그리고 오늘날 사이버 보안은 모든 사람의 일이기 때문에 이를 IT 부서에만 국한시킬 수 없습니다. 성공하려면 사람들이 행동을 바꾸고 새로운 툴을 받아들이도록 도와야 합니다.
대학 교육 기관 변화 관리가 필요한 이유
변화 관리는 변화 사항에 대한 몇 가지 커뮤니케이션을 보내고 새로운 도구나 프로세스에 대한 기능
교육을 제공하는 것 이상입니다. Prosci 변화 관리는 변화의 사람 측면을 관리하기 위한 프레임워크
입니다. 일상 업무에 대한 이러한 중요한 변화로 인해 영향을 받는 사람들을 준비하고, 장비하고,
지원하는 방법을 안내하는Methodology 입니다.
대학 교육 기관에 변화관리를 적용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 교직원, 학생 및 기타 이해 관계자의 변화에 대한 저항을 예방하고 완화합니다.
- 참여도를 높이고 부정적인 태도와 이직률을 완화하며 기관에서의 업무 경험을향상합니다.
- 반드시 성공해야 하는 프로젝트와 이니셔티브에서 인력에 의존하는 부분의 투자 효과를 올립니다.
- 프로젝트 재작업 및 실패로 인한 비용 및 위험 완화합니다.
- 변화 포화도 및 피로도를 최소화하고 변화 포트폴리오 내에서 프로젝트 충돌을 방지합니다.
변화 관리 모범 사례에 대한 Prosci의 25년 연구는 변화관리 분야에서 가장 광범위한 케이스를 가지고 있습니다. 이 연구에 따르면 효과적인 변화 관리를 갖춘 프로젝트는 변화 관리가 제대로 이루어지지
않은 프로젝트보다 목표 달성 가능성이 7배 더 높습니다.
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