1975년에 설립된 “Microsoft는 지능형 클라우드와 지능형 엣지 시대를 위한 디지털 혁신을 지원합니다."라는 사명으로 지구 상 모든 사람과 모든 조직이 더 많은 것을 성취할 수 있도록 디지털 역량을
부여해 왔습니다.
Microsoft와 Prosci의 파트너십은 Microsoft가 전사적 사용을 위해 Prosci 방법론과 도구에 대한 라이센스를 취득한 2014년으로 거슬러 올라갑니다. 그 이후로 수천 명의 Microsoft 직원이 Prosci 교육에 참석하여 Microsoft 제품 및 서비스의 고객 채택을 가속화하는 방법론을 적용했습니다. 그리고 Microsoft 내의 많은 그룹은 여기서 공유할 Microsoft IR(Investor Relations)팀 사례와 마찬가지로 Prosci 방법론을 사용하여 그들의 프로젝트에 대한 변화 관리 전략을 구현하고 있습니다.
“Prosci 변화 관리 도구와 스킬은 새로운 변화
추진을 가속화 시켰습니다. 새로운 플랫폼을
사용하여 분기 실적 발표를 성공적으로 하게
되었습니다.
이 프로젝트는 리더십팀에게 가장 복잡하고
위험성 높은 프로그램을 어떻게 성공적으로
전달 하는 지 보여주는 쇼케이스가 되었습니다."
Kent Rosema, 재무관리 플랫폼 파트너 GPM
비지니스 챌린지
• 타이밍이 중요한 분기별 실적 발표를 위해 기존 재무 플랫폼을 교체하는 프로젝트
• Microsoft 평판과 비즈니스를 보호하기 위해 엄격한 정확성, 보안 및 SLA 요구 사항을 충족
• 필요한 경우 백업 계획을 위한 기존 재무 플랫폼 운용성 보장
솔루션
• Microsoft와 Prosci의 오랜 파트너십과 Prosci 라이센 활용
• 고위험 투자자 관계 프로젝트에 대한 변화 전략을 구현하기 위해 Prosci 방법론 및 도구 적용
• Prosci 모범 사례를 기반으로 실행 가능한 변화 관리 계획 개발
성과
• 전 세계 청중에게 FY23Q2 실적 발표를 정확하고 정확한 시점에 완벽하게 전달
• 중요한 투자자 관계 이벤트 동안 Microsoft 브랜드와 평판을 보호
• 신기술 플랫폼으로의 전환으로 인한 전체 ROI 실현
비지니스 챌린지
분기별 어닝 보고를 위한 새로운 기술 플랫폼을 실행하다.
Microsoft IR (Investor Relations)팀은 경영진과 투자자, 금융 커뮤니티 간의 커뮤니케이션을 관리하는 조직입니다. Microsoft의 분기별 수익 보고서를 작성하고 제공하는 것은 팀의 최우선 과제로 많은 이해당사자들이 연관된 복잡한 일입니다. 까다로운 서비스 수준 계약(SLA)에 직면한 팀은 비공개 중요 재무 데이터가 시장 마감 전에 노출되지 않도록 주의 깊게 보호해야 하며, 해당 데이터는 게시 후 2분 이내에 수 백만 명의 사용자에게 표시되어야 합니다. 오류가 발생 시, Microsoft의 평판과 비즈니스에 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 정확성, 보안 및 완벽한 실행의 필요성은 매우 중요합니다.
FY23Q2 수익을 위해 IR 엔지니어링 팀은 기존 플랫폼을 대체하기 위한 수익 발표를 위한 새로운 기술 솔루션을 제공할 계획이었습니다. Microsoft Azure 기술을 기반으로 구축된 새로운 웹 애플리케이션을 사용하면 IR 웹사이트에 분기별 수익을 쉽게 게시할 수 있습니다. 그 뒤에서는 사이트 관련 데이터를
집계하고, 온라인 보고서에 대한 안전한 미리 보기 프로세스를 제공하고, 매우 중요한 발표 날에 웹
사이트의 트래픽을 가능케 하며, 잠재적인 보안 위협을 완화합니다.
새로운 변화는 수익을 발표하는 날에 기술적 문제를 일으킬 수 있는 상황을 없애기 위해 프로젝트팀은 아키텍처와 성능, 확장성 및 보안을 포함한 기술을 주의 깊게 조사했습니다.
실행 시 복잡성 뿐 아니라 고위 경영진은 수익 발표 전이나 도중에 문제가 발생할 경우 기존 플랫폼으로 돌아갈 수 있는 대안을 원했습니다. 프로젝트의 수석엔지니어링 관리자인 Jeff Johnson은 다음과 같이 말합니다.
“이 프로젝트는 문제가 발생할 경우 완화 할 수 있는 기회가 바늘 구멍처럼 작습니다. 우리가 준비하고 있는 기술 변화는 상당히 어려운 변화입니다”
IR 팀은 어느 플랫폼에서든 어닝 발표를 지원하면서 모든 요구 사항을 충족할 수 있는 프로세스가 필요했습니다. 또한 팀은 새로운 플랫폼이나 레거시 플랫폼에서 수익 발표를 제공하는 것과 관련된 역할 및 활동의 중요한 변화를 해결해야 했습니다.
솔루션
Prosci 방법론을 적용하여 변화 관리하다.
Microsoft의 변화 관리 프로그램의 일환으로 IR 팀은 Prosci 방법론을 교육 받았습니다. 따라서 Prosci 변화 관리를 훈련 받은 IR 팀은 다음 질문을 고려해야 한다는 것을 알고 있었습니다.
사람들이 새로운 기술 플랫폼 ROI의 어떤 부분에 매료되어 변화에 적극적으로 참여할 것이며,
자신의 역할과 프로세스에 대한 변화를 성공적으로 받아들인가인가?
기술 변화의 프로젝트에서 사람 측면을 다루는 것은 결국 프로젝트 팀의 게임 체인저가 되었습니다.
분기 실적 발표 컨퍼런스는 정보의 시기와 흐름을 제어하고 시스템의 상태와 안정성을 보장하기 위해 약 50단계로 긴밀하게 구성되어 있습니다. 실적 발표 기준으로 팀은 이 복잡한 프로세스를 두 개의
플랫폼을 통해 전달하고 모든 단계와 종속성이 2분 SLA 내에 완료될 수 있는지 확인해야 했습니다.
오류 발생를 제로화 하기 위해 변화 관리 연습과 시연은 필수적이었습니다.
IR 팀은 이해관계자 다이어그램과 영향 분석을 사용하여 Prosci 모범 사례를 적용하여 새 플랫폼으로의 이동으로 영향을 받는 모든 그룹을 파악했습니다. 여기에는 기업 회계, IR 비즈니스 및 엔지니어링 지원 팀, Microsoft Azure 인프라 및 네트워크 지원 팀 등이 포함되었습니다.
프로젝트와 이해관계자에 대한 가장 큰 위험을 파악한 후 IR 팀은 아래에 설명된 해당 변화 관리 계획을 개발했습니다. 수석 PM 관리자인 Timm Rulison은 다음과 같이 말하였습니다.
"우리는 Prosci 도구를 사용하여 이해관계자, 사용자 및 파트너 엔지니어링 팀과 함께 준비 상태를 관리하기 위한 실행 가능한 계획을 개발했습니다. 이로 인해 우리는 견고하고 오류 없는 어닝 발표를 할 수 있었고 기술 솔루션의 ROI 를 제공할 수 있었습니다.”
경영층의 프로젝트 후원
적절한 수준의 변화 후원을 확보하기 위해 IR 팀은 처음부터 고위 리더십 팀에 정보를 계속하여 제공했습니다. 프로젝트 팀이 계획을 논의하기 위해 이해 관계자들과 처음 만났을 때 고위 경영진의 후원을 다음과 같은 메시지로 다른 팀과 공유했습니다.
“이 변화는 잘 진행되어 좋은 결과를 얻을 것 입니다. 왜냐하면 IR 팀은 테스트 및 테스트 실행에 시간을 투자하여 많은 연습을 했기 때문입니다. 따라서 경영진은 프로젝트 팀의 모든 계획에 대해 만장일치로 후원합니다.”
관리자 코칭
IR 팀은 관리자와 협력하여 각 플랫폼의 모든 역할을 정의하고 각 역할에 기본 및 백업 인력을 할당했습니다. 또한 각 플랫폼의 각 단계와 플랫폼 간 장애 조치에 대한 타이밍을 설정했습니다. 또한 한 단계에서 다음 단계, 특히 장애 조치 단계로 이동하기 위한 기준을 식별했습니다.
훈련
교육에는 관리자와 협력하여 기술과 관련된 위험을 해결하는 것이 포함되었습니다. 추가적인 해당 분야 전문가가 지원을 제공하여 프로세스의 각 단계에 대해 관리자와 직원 모두를 교육했습니다. 전체 팀은 가능한 각 시나리오 별로 리허설을 했습니다. 또한 팀은 실제 분기 실적 발표 전날 12번의 테스트 실행을 거쳤습니다.
저항 관리
고위 리더십 팀은 분기 실적 발표 컨퍼런스의 중요성으로 인해 새로운 변화에 대해 특히 긴장하고 있었다. 따라서 IR 팀은 조기에 자주 연락하고 프로젝트 전반에 걸쳐 우려 사항을 문서화하고 해결함으로써 염려와 저항을 관리하였다.
커뮤니케이션
기술 프로젝트 팀과의 긴밀한 협력을 통해 IR 팀은 합의된 실행 항목 목록에 따라 작업하여 관련 커뮤니케이션을 이해 관계자에게 전달하고 진행 상황에 대해 프로젝트 팀에 매주 업데이트를 제공했습니다. 플랫폼 출시에 대한 "go/no go" 결정은 모든 작업 항목을 완료하는 데 달려 있었습니다.
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